Kreditoren-Prozess
Gemeinde Thalwil ZH
Die Zürcher Gemeinde Thalwil am linken Ufer des Zürichsees beheimatet rund 18'000 Einwohnerinnen und Einwohner. Vor einiger Zeit hat sie auf die papierlose Verwaltung umgestellt. Schritt für Schritt werden nun Prozesse mit Digitalisierungspotenzial identifiziert.
Die ProzessWerkbank.ch AG durfte so gemeinsam mit der Gemeinde Thalwil den Kreditoren-Prozess digitalisieren und automatisieren. Der Prozess greift dabei über Standard-Schnittstellen live auf Daten (Kreditorenstamm, Kontenplan) in der Buchhaltungssoftware Abacus zu. Nach der Visierung fliesst die Buchung und der zugehörige Beleg direkt ins Abacus. Seither werden tausende von Rechnungen nach einem digitalisierten Prozess in vier Schritten, anstelle von früher in zehn manuellen Schritten, bearbeitet.
Der Mehrwert für die Gemeinde Thalwil liegt auf der Hand: Für die Kontierung der Rechnungen, den Visums-Prozess, die anschliessende Verbuchung und auch die Ablage in die Finanzapplikation benötigt es nur noch eine einzige Erfassung.
«Thalwil ist sehr daran
interessiert, weitere
Prozesse zu digitalisieren.»
Pascal Kuster
Gemeindeschreiber von Thalwil
Wasseruhr-Prozess
Gemeinde Titterten BL
«Wir haben grossen Spass an der neuen Art des Zählerablesens. Die Verrechnung erfolgt effizienter und in perfekter Qualität.»
Franziska Saladin
ehem. Gemeindeschreiberin von Titterten BL
«Der Prozess ist selbsterklärend, simpel und rasch erledigt. Benötigt wird lediglich ein Browser. Perfekt!»
Stimme aus der Bevölkerung
Gemeinde Titterten BL
Dass sich die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen auch für kleinere Gemeinden rechnet, zeigt das Fallbeispiel der 400-Einwohner-Gemeinde Titterten im Bezirk Waldenburg, Kanton Baselland. Die Verwaltung von Titterten ist offen für neue Technologien und will repetitive Arbeiten einem Programm überlassen, die schlanke Verwaltungsstruktur beibehalten und den Titterterinnen und Tittertern moderne und innovative Verwaltungsleistungen anbieten.
Auf der Suche nach Verwaltungsprozessen, welche durch die Digitalisierung rasch vereinfacht werden können, ist man auf das Ablesen der Wasserzähler gestossen. Bisher musste die Titterter Bevölkerung jährlich einen Zettel mit dem aktuellen Zählerstand ausfüllen und diesen der Verwaltung zukommen lassen. Diese wiederum hat die zugestellten Informationen von Hand in die Gebühren-Software abgetippt.
Mit der neuen Lösung, welche die ProzessWerkbank.ch AG in Zusammenarbeit mit der Gemeinde Titterten und der Hürlimann Informatik AG, Herstellerin der bereits vorhandenen Gebühren-Software, erarbeitet wurde, können die Titterterinnen und Titterter den Zählerstand einfach über den modernen Online-Prozess unter www.titterten.ch eintragen. Hierfür braucht es nicht einmal ein Login, denn die Authentifizierung funktioniert über die Zähler-Nummer und die Adresse.
Mit den in der Zwischenzeit abgefragten E-Mailadressen und Handy-Nummern können die Titterterinnen und Titterter künftig per E-Mail oder SMS zur Zählerstandsmeldung eingeladen werden. So entfällt künftig auch der physische Briefversand.
Kreditoren-Prozess
Scherer Treuhand AG
Es gibt kaum eine Branche, in der mehr Rechnungen und Belege zusammenkommen und sortiert, bezahlt und abgelegt werden müssen. Mit dieser Herausforderung war früher auch die Firma Scherer Treuhand AG in Aarau konfrontiert. Heute setzt sie auf die innovativen Tools der ProzessWerkbank.ch AG. Vorbei sind die Zeiten des mühsamen Hin- und Herschicken unzähliger physischer Belege per Post, der Verzögerungen und Abfüllen von Bundesordnern.
Die ProzessWerkbank.ch AG hat die unterschiedlichen Datenbanken und Systeme miteinander verknüpft und einen durchgehenden Kreditorenprozess für die Scherer Treuhand AG und weitere Treuhänder entworfen. Hiermit ist es nun Treuhändern möglich, ihre Kunden in den digitalen Prozess nahtlos einzubeziehen. Die Kunden können beispielsweise die zugestellten Rechnungen einscannen und anschliessend dem Treuhänder zur weiteren Bearbeitung überlassen.
Alle eingescannten Rechnungen werden dem Kunden und dem Treuhänder auf einem übersichtlichen Web-Interface präsentiert. Während des gesamten Workflows stehen die Rechnungsinformationen zur Verfügung und können den Visierungsprozess des Kunden durchlaufen, während die entsprechenden Mutationen direkt in der Buchhaltungssoftware des Treuhänders ausgeführt werden (in diesem Projekt wurde die Software Sage angebunden). Die Verbuchung erfolgt am Schluss des Prozesses noch mit einem Klick.
«Nicht nur, dass unsere Kunden von einem einfach zu bedienbaren Tool profitieren und sich die Portogebühren sparen können, auch die Entlastung und die Effizienzsteigerung intern bei uns ist enorm.»
Stefan Scherer
Geschäftsführer Scherer Treuhand AG, Aarau
